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Recht | 02.07.2020

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Aus IZ27/2020, S. 13

Von Lars Wiederhold

In diesem Artikel:
  • Personen:
    Jan-Hendrik Schmidt, Carsten Küttner
  • Immobilienart:
    Wohnen

Die optimale Versammlung hält der Verwalter alleine ab

Quelle: imago images, Urheber: blickwinkel
WEG-Präsenzversammlungen sind noch nicht in allen Bundesländern wieder erlaubt und, selbst wenn sie es sind, wegen der Infektionsgefahr nicht ratsam.

Quelle: imago images, Urheber: blickwinkel

Viele Verwalter sind angesichts der Corona-Pandemie verunsichert und haben Eigentümerversammlungen erst mal auf Eis gelegt. Auch wenn Präsenztreffen mancherorts inzwischen wieder erlaubt sind, bleiben Hybridkonzepte mit virtuellen Komponenten oft die bessere Wahl. Das wird im Interview der Immobilien Zeitung mit den Rechtsanwälten Carsten Küttner und Jan-Hendrik Schmidt von der WIR-Kanzleikooperation aus Berlin, Hamburg und Köln deutlich.

Immobilien Zeitung: Dürfen Verwalter mit den Wohnungseigentümern inzwischen wieder Präsenzversammlungen abhalten?

Jan-Hendrik Schmidt: Von Mitte März bis Mitte Mai dieses Jahres galt in allen Bundesländern ein absolutes Versammlungsverbot. Präsenzversammlungen waren wegen des damit verbundenen Infektionsrisikos verboten. Inzwischen haben einige Bundesländer sie wieder erlaubt. In Berlin sind z.B. bis zu 50 Teilnehmende möglich, in Hessen bis zu 100 und in Hamburg gibt es gar keine Begrenzung. Voraussetzung ist aber generell, dass strenge versammlungsspezifische Abstandsregeln eingehalten werden.

IZ: Trotz der Erlaubnis: Sind Präsenzversammlungen derzeit empfehlenswert?

Schmidt: Je weniger persönlicher Kontakt, desto höher der Infektionsschutz. Unter diesem Gesichtspunkt ist eine optimale Versammlung diejenige, die der Verwalter allein in seinen Geschäftsräumen durchführt.

IZ: Sie spielen auf die sogenannten Vollmachtsversammlungen an, die manche Verwalter bereits nutzen. Was genau verbirgt sich dahinter?

Schmidt: Die Vollmachtsversammlung ist eine Präsenzversammlung, die der Verwalter ohne physische Teilnahme der Eigentümerinnen und Eigentümer veranstaltet. Dazu sollte er bereits in der Einladung an die Vernunft der Eigentümer appellieren, nicht persönlich zu erscheinen, sondern dem Verwalter eine Stimmrechtsvollmacht zu erteilen. Gegebenenfalls mit Weisungen, wie er in ihrem Namen abstimmen soll. Um in derartigen Versammlungen gültige Beschlüsse fassen zu dürfen, muss die Versammlung anhand der Vollmachten beschlussfähig sein. Mehrheitsbeschlüsse dürfen vom Verwalter nur verkündet werden, wenn genügend Vollmachten vorliegen. Nach der künftigen Rechtslage - das Wohnungseigentumsgesetz wird voraussichtlich noch im Laufe des Jahres grundlegend neu gefasst - soll das Erfordernis der Beschlussfähigkeit entfallen. Gleichwohl bleibt das Mehrheitserfordernis bestehen.

IZ: Ist auch eine reine Onlineversammlung möglich?

Carsten Küttner: Onlineversammlungen sind präsenzlose Versammlungen, deren Ort der Cyberspace ist. Diese können nur legitimiert werden, wenn eine entsprechende Vereinbarung ausnahmslos von allen Eigentümern abgeschlossen wird. Auch nach dem künftigen Recht werden virtuelle Versammlungen wohl nicht ohne Einschränkungen gestattet sein. Sie bleiben weiterhin vereinbarungsbedürftig. Der Gesetzgeber hält jetzt wie künftig an der Präsenzversammlung fest. Dahinter steht die Erkenntnis, dass die persönliche Teilnahme an der Versammlung und das persönliche Erleben der Verkündung von Beschlüssen zum Kern der Mitgliedsrechte eines Wohnungseigentümers gehören.

IZ: Was ist bei der Vereinbarung von Onlineversammlungen zu beachten?

Küttner: Es ist ein Kollektivvertrag sämtlicher Wohnungseigentümer erforderlich, wobei Vereinbarungen durchaus auch stillschweigend über schlüssiges Verhalten erteilt werden können. Wird also zu einer rein virtuellen Versammlung eingeladen, zu der sich alle Wohnungseigentümer zuschalten, liegt darin eine schlüssige Einwilligung und somit der Abschluss einer Vereinbarung. Nur dann, wenn die Gemeinsschaft künftige Eigentümer an diese Rechtspraxis binden will, bedürfte es einer Eintragung im Grundbuch.

IZ: Neben den beschriebenen gibt es auch noch sogenannte Hybridversammlungen und andere Mischkonzepte. Was hat es damit auf sich?

Küttner: Als Hybridversammlung kann man eine Präsenzversammlung bezeichnen, an der neben dem Verwalter als Versammlungsleiter auch einzelne Wohnungseigentümer teilnehmen, beispielsweise Vertreter des Verwaltungsbeirats. Weitere Teilnehmer können sich online zuschalten, wenn dies durch den Mehrheitsbeschluss gestattet ist. Nach der neuen Gesetzeslage soll eine entsprechende Beschlusskompetenz in § 23 Wohnungseigentumsgesetz integriert werden. Ein anderes Modell, das häufig praktiziert wird, ist eine Vollmachtsversammlung mit vorgeschalteter Videokonferenz. Letztere dient dem schnellen Informationsaustausch und hilft dem Verwalter das Meinungsbild der Eigentümer aufzunehmen und Vollmachten zu erhalten. Zu einer solchen Video-Konferenz muss nicht förmlich geladen werden, weil es sich nicht um eine Versammlung im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes handelt.

IZ: Welche Herausforderungen kommen auf Verwalter zu, wenn alle Eigentümer oder ein Teil von ihnen online zugeschaltet sind?

Schmidt: Verwalter werden eine neue Moderationstechnik erlernen müssen, um physisch-real anwesende und online zugeschaltete Teilnehmer rechtlich gleichberechtigt zu behandeln. Auch künftig wird jede Versammlung von ihrem Versammlungsleiter leben. Es kann sich anbieten, dass Verwalter Versammlungen zunächst mit höherem Personaleinsatz durchführen. Das heißt z.B., im Chat eingehende Fragen im Backoffice zu betreuen, gegebenenfalls zu bündeln und an der passenden Stelle in die Diskussion einzubringen. Zudem kann sich das Abstimmungsverfahren im Vergleich zu reinen Präsenzversammlungen in die Länge ziehen, wenn es gilt, alle Vollmachten auszuwerten und in die Stimmauszählung einzubeziehen. Alle gängigen Videokonferenzsysteme verfügen aber über die Funktion einer virtuellen Abstimmung bzw. Kurzumfrage.

      
        

IZ: Wäre statt einer Videokonferenz auch eine Telefonkonferenz ausreichend, bzw. ist es möglich, während der Konferenz das Bild auszuschalten?

Schmidt: Das wäre mit einem Präsenz- und Kontrollverlust verbunden, weil nicht sichtbar ist, wer am anderen Ende der Leitung spricht. Wer die Onlineteilnahme der physischen Präsenz optimal annähern möchte, wird auf die Videoübertragung nicht verzichten können. Auch bei Videoübertragungen vor Gericht müssen Ton und Bild ununterbrochen verfügbar sein.

IZ: Werden technische Störungen somit das Anfechtungsrisiko steigern?

Küttner: Die Internetgeschwindigkeit unterliegt in Deutschland erheblichen Schwankungen. Die Anzahl von Videokonferenzen hat sich durch Corona etwa verdreißigfacht. Im Aktienrecht ist vorgesehen, dass technische Probleme keinen Anfechtungsgrund liefern, solange nicht eine vorsätzliche Beeinträchtigung der Versammlungsteilnahme feststellbar ist. Ähnliches könnte auch im Wohnungseigentumsrecht gelten. Sollte der Verwalter zu dem Schluss kommen, dass technische Störungen eine kollektive Willensbildung nicht mehr zulassen, kann er die Versammlung unterbrechen oder beenden.

IZ: Darf der Verwalter Angebote und andere Unterlagen für eine Versammlung online an die Eigentümer versenden?

Küttner: Unterlagen, die für die Willensbildung der Eigentümer von Bedeutung sind, hat der Verwalter wie bisher rechtzeitig zu übermitteln. Das funktioniert neben dem Postweg auch über ein Onlineportal oder als Anhang einer E-Mail. Tischvorlagen, die erst in der Versammlung präsentiert werden, sind gleichzeitig online vorzulegen. Die technischen Voraussetzungen dafür werden von allen üblichen Videokonferenzsystemen bereitgestellt. Beschlussanträge sollte der Verwalter ebenfalls gleichzeitig in der Versammlung und online sichtbar machen.

IZ: Und die Einladung zur Versammlung ist auch per E-Mail oder über ein Onlineportal möglich?

Küttner: Nur dann, wenn die Eigentümer dem Verwalter freiwillig ihre E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt haben. Die Kommunikation per E-Mail setzt voraus, dass der einzelne Eigentümer einverstanden ist. Dies gilt auch für Einladungen, die über ein Onlineportal geschaltet werden. Neben der Zustimmung bedarf es auch der Mitteilung an die betreffenden Eigentümer per E-Mail, dass eine Einladung abrufbar ist.

IZ: Einer der häufigsten Einwände gegen Onlineversammlungen oder eine Online-Teilnahme an Präsenzveranstaltungen ist die Sorge, dass der Nichtöffentlichkeitsgrundsatz verletzt wird. Wie ist Ihre Meinung dazu?

Schmidt: Der Grundsatz muss neu definiert werden. Denn während es bei Präsenzversammlungen nachvollziehbar ist, dass diese vor äußeren Einflüssen und Störungen unbeteiligter Dritter geschützt werden müssen, stört es bei einer Onlineteilnahme nicht, wenn der Eigentümer an seinem Bildschirm daheim oder unterwegs weitere Personen an seiner Seite hat. Störungen des Versammlungsablaufs sind ausgeschlossen, solange sich diese Personen nicht selbst zu Wort melden dürfen. Es bleibt außerdem abzuwarten, ob Regelungen zulässig sein werden, online Teilnehmenden kein Recht auf Wortbeitrag über Mikrofon zu geben, sondern lediglich die Befugnis, etwaige Fragen - ggf. mit begrenzter Zeichenzahl - in Textform im Chat einzugeben.

IZ: Besteht dann nicht das Risiko, dass online teilnehmende Eigentümer zweitklassig behandelt werden?

Schmidt: Das wohnungseigentumsrechtliche Beschlussrecht ist sehr stark an das Aktienrecht angelehnt. Dort ist es in der Tat zulässig, dass Aktionäre, die nicht persönlich erscheinen möchten, nur eingeschränkt an der Willensbildung teilhaben dürfen. Gängig sind beispielsweise Beschränkungen auf ein Fragerecht in Textform oder ein Verzicht auf den Anspruch auf Antwort zu einer Frage während der Versammlung. Hierbei muss allerdings berücksichtigt werden, dass eine Aktiengesellschaft vom Vorstand weitgehend unabhängig vom Mitgliederwillen geleitet wird. Der Vorstand besitzt dort ein unbeschränktes Vertretungsrecht. Im Wohnungseigentumsrecht verhält es sich umgekehrt. Der Verwalter selbst hat nur minimale Vertretungsbefugnisse und muss in allen wichtigen Angelegenheiten die Eigentümer entscheiden lassen, wie vorgegangen werden soll. Vor diesem Hintergrund dürfte eine Zwei-Klassen-Gesellschaft ausgeschlossen bzw. nicht zulässig sein.

IZ: Darf sich der Teilnehmer einer Onlineversammlung einen Rechtsanwalt an seine Seite holen?

Küttner: Eigentümer werden auch weiterhin keinen Anwalt mit zur Versammlung bringen dürfen, sei es bei körperlicher Teilnahme, sei es online. Anderes gilt für Rechtsanwälte, Sachverständige, Energieberater oder sonstige fachliche Unterstützer, die alle Teilnehmer der Versammlung beraten.

IZ: Glauben Sie, dass sich Onlineversammlungen in der Zukunft durchsetzen werden?

Schmidt: Die Digitalisierung bietet viele Chancen. Corona hat bewirkt, diese schneller zu nutzen. Etwas mutlos wirkt es, dass der Gesetzgeber die rein virtuelle Eigentümerversammlung nicht einer Mehrheitsmacht unterstellt. Die Lobby-Arbeit soll angeblich daran ansetzen, noch eine Änderung im Gesetzentwurf herbeizuführen. Der Blick in andere Bereiche des Gesellschaftsrechts zeigt, dass rein virtuelle Mitgliederversammlungen funktionieren. Im Aktienrecht etwa oder auch bei der Genossenschaft dürfen im Kalenderjahr 2020 rein virtuelle Versammlungen vom Vorstand einberufen werden, ohne dass die Mitglieder dem im Vorfeld zustimmen müssen bzw. sich dagegen zur Wehr setzen könnten. Die erforderliche Technik ist längst geschaffen. Nur die Menschen müssen überzeugt werden, sich viel häufiger virtuell zu treffen.

IZ: Vielen Dank für das Gespräch!

Das Interview führte Lars Wiederhold.