Sie verwenden
iz.de als
Gastnutzer
Alle Leistungen ansehen

{{vm.izPaket[vm.user.izPaket].title}}

Ihre Leistungen

Digitales | 30.05.2019

Aus IZ22/2019, S. 12

Von Ulrich Schüppler

In diesem Artikel:
  • Organisationen:
    ZIA Zentraler Immobilien Ausschuss, Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS), Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung (gif), TU Kaiserslautern, FIDJI
  • Personen:
    Mario Bodenbender, Sascha Donner, Manuel Käsbauer, Frank Hippler, Lars Scheidecker, Florian Schnieder

Das Bewusstsein für Datenstandards nimmt zu

Quelle: Immobilien Zeitung, Urheber: Ulrich Schüppler
Über das Dokumentenmanagement diskutierten (v.l.) gif-Projektgruppenleiter Dominik Brunner, Lars Scheidecker, Florian Schnieder, Manuel Käsbauer und Frank Hippler.

Quelle: Immobilien Zeitung, Urheber: Ulrich Schüppler

Die gif hat vor kurzem ihren Standard für Datenräume veröffentlicht. Doch ein solcher Standard ist nur die halbe Miete. Erst wenn möglichst viele in der Branche dabei mitmachen, könnte das Verwalten von immobilienrelevanten Dokumenten deutlich einfacher und schneller werden als bisher.

Dynamische Struktur für Immobiliendatenräume - ein solcher Veranstaltungstitel scheint auf den ersten Blick wenig geeignet zu sein, um viel Begeisterung zu entfachen. Doch der gut gefüllte Tagungsraum im Erdgeschoss des Tower 185, in dem die Konferenz der Gesellschaft für immobilienwirtschaftliche Forschung (gif) stattfand, zeigte deutlich, wie sehr das Datenthema die Asset-Manager derzeit umtreibt. Zwar gibt es schon seit 2015 eine Empfehlung und seit 2016 eine entsprechende Richtlinie für Datenstandards, wie Sascha Donner, stellvertretender Leiter der gif-Projektgruppe Datenräume, ausführte. Der Haken daran ist, dass diese Richtlinie zur Sortierung immobilienrelevanter Dokumente eine typische Baumstruktur vorgibt, wie sie jeder von seinem PC kennt. Damit ist die Datenflut jedoch inzwischen nicht mehr adäquat zu bewältigen.

"Zwischen den verschiedenen Phasen des Immobilienlebenszyklus gibt es zurzeit noch viele Medienbrüche", umriss Mario Bodenbender die Sachlage. Er forscht an der TU Kaiserslautern zu Datenstandards in der Immobilienwirtschaft. Jeder Medienbruch ist mit einer manuellen Erfassung und entsprechender Fehleranfälligkeit verbunden. Dabei wiederum ergeben sich drei Hauptproblemfelder: Zum einen erfolgte die Klassifikation der Dokumente bisher ziemlich grob, sodass sich viele Zweifelsfälle ergeben. Die landen bei einer Sortierung dann oft im Ordner "Sonstige" - und sind damit später kaum noch auffindbar. Ein zweites Problem ist das Scannen von Dokumenten, die zuvor bereits mehrfach kopiert wurden. Deren Schriftqualität ist dann oft so stark beeinträchtigt, dass ein elektronisches Auslesen zum Ding der Unmöglichkeit wird. Drittens schlüsselt jedes Immobilienunternehmen die Dokumentenklassen unterschiedlich fein auf. Dadurch entstehen bei einer Übertragung von einem Unternehmen zum anderen - wie sie etwa im Rahmen einer Immobilientransaktion regelmäßig vorkommt - mehrdeutige Zuordnungen zwischen Dokumenten und elektronischen Ablageordnern.

Anhand seiner Feldstudien hat Bodenbender herausgefunden, dass bei der aktuellen Dokumentenqualität eine künstliche Intelligenz (KI) je nach Programm lediglich zwischen 21% und 42% der Dokumente richtig sortiert. Diese wenig überzeugende Zahl lässt sich zum einen erhöhen, wenn überlange PDFs getrennt werden, bei denen etwa wichtige Informationen zum Mietvertrag in unübersichtlichen Anhängen verborgen sind. Auch lassen sich schlecht kopierte Dokumente durch bessere Versionen ersetzen sowie Fotos und Pläne mit Texten versehen, die eine eindeutige Zuordnung ermöglichen. "Mit all diesen Maßnahmen steigt die Zuordnungssicherheit auf maximal 70%", konstatiert Bodenbender, "danach ist Schluss." Eine höhere Quote ist nur mit einer dynamischen Ablagestruktur möglich, die jedes nur denkbare Immobiliendokument eindeutig identifiziert und bei der die individuell verwendete Ordnerstruktur egal ist. Einen solchen Standard hat die gif-Kompetenzgruppe seit 2017 erarbeitet, mittlerweile ist er veröffentlicht (lesen Sie dazu auch "gif-Richtlinie für Datenräume ist da", IZ 14/19). Mitgemacht haben auch die Verbände ZIA und RICS sowie aus Frankreich FIDJI. Dennoch ist das bestenfalls ein Etappensieg.

"Letztlich funktioniert ein Standard nur, wenn sich möglichst viele daran beteiligen", erläuterte Manuel Käsbauer, Head of Innovation & Technology bei Patrizia Immobilien, in der anschließenden Diskussion, bei der vier Vertreter von großen Asset-Managern den Sachstand erörterten. Unterstützung erhielt Käsbauer von Lars Scheidecker, der bei Union Investment für Datenmanagement, Reporting Services und System zuständig ist. "Standardisierung kann immer nur von der Fachseite kommen, also in unserem Fall von der Immobilienwirtschaft selbst. Wir warten nicht darauf, dass uns die Regulatorik oder ein IT-Unternehmen den Standard vorgeben." Obwohl die auf dem Podium vertretenen Unternehmen alle mit unterschiedlichen Datenraumanbietern zusammenarbeiten und teilweise an ihnen beteiligt sind, betonten sie unisono, dass die Bedeutung des Themas Datenstandards davon unabhängig ist, welche oder ob überhaupt eine Software zur Sortierung und Verwaltung der Dokumente genutzt wird. "Dokumentenmanagement ist zu 80% ein Prozess- und kein IT-Thema", sagte Frank Hippler, Leiter System und Prozess bei Deka Immobilien. "Die IT ist nicht der wesentliche Treiber", stimmte Florian Schnieder zu, Projektleiter Unternehmensentwicklung bei HIH Real Estate, "aber sie ist wichtig, wenn es darum geht, Schnittstellen zwischen einzelnen Systemen zu schaffen."

In Netzwerken weiterempfehlen

Kostenfrei für Abonnenten

Alle Zwangsversteigerungen in Deutschland

Unser Service für IZ-Abonnenten:
Alle Zwangsversteigerungen in Deutschland - täglich aktuell, übersichtlich geordnet und kostenfrei!