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Unternehmen | 14.03.2019

Aus IZ11/2019, S. 15

Von Lars Wiederhold

In diesem Artikel:

Die Instandhaltung hat Optimierungsbedarf

Quelle: Immobilien Zeitung, Urheber: Lars Wiederhold
Gerade bei der Gebäudetechnik kommt es enorm auf die richtige Strategie zur Instandhaltung an.

Quelle: Immobilien Zeitung, Urheber: Lars Wiederhold

Bei der Instandhaltung ihrer Gebäude könnten die Eigentümer und Betreiber noch einiges besser machen. Sie wird teils noch mit einer einfachen Tabellenkalkulation geplant. Mangels präventiver Strategie werden Maßnahmen oft erst veranlasst, wenn Schäden an der Immobilie aufgetreten sind. Das geht aus dem Bericht fm.benchmarking 2019 hervor.

Die große Mehrheit der 50 von rotermund.ingenieure und der Fachhochschule Münster befragten Unternehmen verfügt über Mitarbeiter, die Instandhaltungsleistungen veranlassen und überwachen. "Sie besitzen dafür eigene Abteilungen oder Tochtergesellschaften", erklärt Uwe Rotermund, Herausgeber des fm.benchmarking. Die Unternehmen setzen dafür überwiegend computergestützte Systeme ein. 8% befinden sich allerdings erst in der Planung für ein derartiges Instrument und 12% verzichten sogar noch komplett darauf. Doch selbst zwischen denjenigen Unternehmen, die die Instandhaltung mit dem Computer planen, gibt es große Unterschiede. Während etwa die Hälfte von ihnen auf ein professionelles CAFM-System setzt und ein Viertel dafür ein eigenständiges Programm nutzt, vertraut ein weiteres Viertel auf klassische Tabellenkalkulationen wie Excel. Letztere Vorgehensweise ist nach Einschätzung der Autoren des Berichts "oft sehr fehlerbehaftet". Sie empfehlen deshalb den Einsatz datenbankgestützter Systeme.

Mit der Planung der Instandhaltung verfolgen die Unternehmen verschiedene Ziele. Die höchste Priorität besitzen für sie die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der technischen Anlagen. Dahinter folgt die rechtzeitigte Abwicklung der Instandhaltungsaufträge. Unterschiedlich beurteilen die Befragten die Bedeutung von rechtlichen Einflüssen wie Gesetzen und Auflagen sowie von Gewährleistungsvorgaben der Anlagenhersteller. "Das Risikobewusstsein ist mit Blick auf die Betreiberverantwortung noch nicht ausreichend geschärft", warnt Rotermund.

In seiner Tätigkeit als öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Facility-Management stelle er häufig in dieser Hinsicht Mängel fest. So würden beispielsweise oft die nach den Herstellervorschriften verpflichtenden Wartungsleistungen nicht durchgeführt. Doch dies sei der entscheidende Punkt, auf den der Richter im Streitfall schaue. "Hier gibt es einen großen Nachbesserungsbedarf", sagt Rotermund. Er empfiehlt eine "Bottom-up-Strategie", die von den einzelnen technischen Anlagen ausgeht und auf deren Basis ein Instandhaltungssystem entwickelt werden kann.

Bei den Instandhaltungsstrategien der Unternehmen deckt der Bericht ebenfalls große Unterschiede auf. Ein Drittel von ihnen verfügt über eine überwiegend präventive Strategie, ein Drittel agiert dagegen überwiegend korrektiv. Der Rest antwortete mit "teils/teils" und wendet für die jeweiligen Anlagen oder Gewerke unterschiedliche Strategien an.

Bei einer korrektiven Strategie, die die Autoren als schlechteste Variante bezeichnen, kommt die Instandhaltung erst dann zum Einsatz, wenn bereits ein Problem aufgetreten ist. Das heißt, es entstehen zwar zunächst weniger Wartungskosten, aber es können hohe Kosten für die Instandsetzung oder den Produktionsausfall entstehen. "Vielen fehlt eine ganzheitliche Strategie", weiß Rotermund.

Unter einer präventiven Instandhaltung versteht allerdings nicht jedes Unternehmen das Gleiche. Etwa drei Viertel der Befragten dieser Gruppe greifen ausschließlich oder zumindest überwiegend auf periodische Leistungen nach vorher festgelegten Zyklen zurück. 8% verfolgen wiederum eine Einzelfallstrategie und nur 14% koppeln die Wartung an den tatsächlichen Zustand der Anlagen. Nur letztere Gruppe betreibt deshalb eine echte vorausschauende Instandhaltung. Der Bericht rät dringend dazu, zu dieser Methode zu wechseln. Durch die Digitalisierung, z.B. in Form von Sensoren, ergäben sich zusätzliche Möglichkeiten.

Rotermund sieht in der präventiven Instandhaltung eine "Riesenchance". Dass sie bisher nicht etabliert ist, sei nicht in der Technik begründet. "Es gab z.B. schon in den 1990er Jahren Schwingungssensoren." Problematisch sei eher, dass Facility-Management und Gebäudeautomation nicht richtig miteinander verzahnt seien. Der Personalmarkt für Spezialisten aus der Gebäudeautomation sei leer gefegt. "Die Qualität bleibt da auf der Strecke."

Knapp 60% der Befragten sieht bei den Instandhaltungskosten einen Optimierungsbedarf. Diese Erkenntnis nutzen sie allerdings überwiegend nicht dazu, die FM-Prozesse anzupassen. Stattdessen passen sie nur ihre Budgetplanung an. Der Bericht zeigt in diesem Zusammenhang zudem ein weiteres organisatorisches Manko auf. Demnach sind zwei Drittel der Unternehmen nicht in der Lage, Planung, Inspektion, Wartung und Instandsetzung voneinander abzugrenzen.

Weiterhin offenbart der Report, dass eine große Mehrheit die Instandhaltungsleistungen an externe Dienstleister vergibt. Dabei wählen 43% das Mittel der Einzelvergabe, 19% vergeben in Paketen und 38% agieren mal auf die eine, mal auf die andere Weise. Die Verfasser begrüßen einen Trend, der sich von großen Paketvergaben zu kleineren Einzelvergaben abzeichnet. Bei großen Dienstleistungspaketen sei die Eigenleistungsquote zu hinterfragen. Letztlich würden die beauftragten Unternehmen dann doch einzelne Leistungen an Dritte abgeben. Vorteile einer Einzelvergabe seien demgegenüber der größere Wettbewerb und eine höhere Ausfallsicherheit.

Welcher Vergabeprozess passt, hängt Rotermund zufolge mit dem Hintergrund des Auftraggebers zusammen. Während ein Asset-Manager durchaus davon profitieren könne, dass ihm ein großer Dienstleister die technischen Themen abnimmt, sei es für Eigennutzer gegebenenfalls weniger ratsam, sich in ein derartiges Abhängigkeitsverhältnis zu begeben. "Das heißt aber nicht, dass sie alles einzeln vergeben müssen", sagt Rotermund. Eine vernünftige Bündelung von Leistungen sei sicherlich ratsam.

Die Untersuchung zur Instandhaltung ist Teil des Berichts fm.benchmarking 2019, der Nutzungs- und Lebenszykluskosten zu verschiedenen Gebäudetypen auflistet. Er ist zum Preis von 420 Euro zzgl. Versandkosten unter fm-benchmarking.de bestellbar. Gefma-, DGNB- und Real-FM-Mitglieder zahlen 350 Euro.

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