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Digitales | 24.01.2019

Aus IZ04/2019, S. 13

Von Ulrich Schüppler

In diesem Artikel:

Mit Digitaltools der Vertragsflut Herr werden

Quelle: Fotolia.com, Urheber: diego cervo
Ohne Digitalisierung ist die Papierflut gerade bei gewerblichen Mietverträgen kaum zu beherrschen.

Quelle: Fotolia.com, Urheber: diego cervo

Unternehmen nutzen digitales Vertragsmanagement noch zu wenig, haben Lünendonk und KPMG festgestellt. Die Möglichkeiten sind längst da: Leverton, seit 2012 spezialisiert auf das digitale Verwalten von Mietverträgen, will seine Lösung mit weiteren Schnittstellen und Funktionen ausstatten. Sie soll zu einem Hilfsmittel für die Portfolioanalyse ausgebaut werden.

Ein wichtiges Instrument für die Entlastung unternehmensinterner Abläufe bleibt noch zu häufig ungenutzt: das digitale Vertragsmanagement. Das ist die Kernaussage eines White Papers, das im Dezember 2018 vom Beratungsunternehmen Lünendonk & Hossenfelder in Zusammenarbeit mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG veröffentlicht wurde. Jonas Lünendonk, Geschäftsführer bei Lünendonk und Hossenfelder, umreißt die Nachteile des papiergebundenen Vertragswesens folgendermaßen: "Schnelle und transparente Abstimmungsprozesse sowie die Überprüfung, ob Vereinbarungen eingehalten wurden, sind so nur schwer und mit viel Aufwand möglich, können aber schwerwiegende Folgen für das Unternehmen nach sich ziehen."

Ein großes Problem sieht das Eckpunktepapier zudem in fehlender Durchgängigkeit der Prozesse, da eine digitale Erfassung und Speicherung von Verträgen leider oft nicht konsequent mit den bereits vorhandenen EDV-Systemen gekoppelt wird. Hier setzen Unternehmen wie Leverton an, das bereits seit mehreren Jahren eine Lösung für die Immobilienwirtschaft anbietet, in der die Aufnahme von Mietvertragsdaten mit einer Integration in die Zielsysteme gekoppelt wird. "Leverton wurde 2012 gegründet und Mietverträge waren die allerersten Dokumente, die wir mit unserer Software ausgelesen haben", erläutert Bastian Schulz, Levertons Vertriebschef für Deutschland, Österreich und die Schweiz. "Zu unseren Kunden zählen mittlerweile über einhundert global agierende Großunternehmen. Wir sind weltweit präsent, dieses Jahr haben wir beispielsweise eine Außenstelle in Delhi eröffnet. Mittlerweile kann unser Programm Vertragstexte in 29 Sprachen verstehen", fügt er hinzu.

Zwar hat Leverton den Kundenkreis inzwischen erweitert, noch immer stammen jedoch etwa 75% der Kunden des Unternehmens aus der Immobilienwirtschaft. Daneben verwalten auch große Industrieunternehmen und Dienstleister ihre Mietverträge mit Leverton. "Einen großen Nachfrageschub hatten wir in jüngerer Vergangenheit durch die IFRS-16-Problematik, aufgrund derer Mietverträge bilanziell erfasst werden müssen", führt Schulz aus. "Für große Unternehmen mit vielen Verträgen ist das ohne Automatisierung nur schwer zu leisten. Zudem erweitern wir die Produktpalette kontinuierlich in Richtung Vertragsmanagement für Finanzierer und Versicherer."

Um die Mietvertragsdaten überhaupt bearbeiten zu können, müssen sie zunächst erst einmal erfasst werden. Schulz rät dabei dringend davon ab, eine solche Erfassung von Hand vorzunehmen. "Bei der manuellen Eingabe von Vertragsdaten kommt es im Gegensatz zur automatisierten Erfassung unserer Erfahrung nach zu einer Fehlerquote zwischen 20% und 30%", schätzt der Vertriebsleiter von Leverton. Das Unternehmen bedient sich beim Auslesen einer künstlichen Intelligenz, die automatisch wesentliche Vertragsbestandteile erkennt und die Informationen in eine Datenbank überträgt. "Das Auslesen durch unsere künstliche Intelligenz spart zum einen Zeit, denn die automatisch eingespielten Daten müssen durch die jeweiligen Mitarbeiter nur noch überprüft werden", erläutert Schulz. Diese Überprüfung erfolgt in einem zweistufigen Prozess, sodass alle Einträge doppelt begutachtet werden. "Dadurch lässt sich außerdem ein nahezu fehlerfreier Datenbestand erreichen", fügt Schulz hinzu.

Künstliche Intelligenz setzen auch Anbieter von Datenraum- und Dokumentenmanagementsystemen wie Architrave, Drooms oder Evana ein. Im Gegensatz zu diesen ist Leverton auf das Thema Mietverträge spezialisiert. Mittlerweile verfügt das Unternehmen über eine breite Anwenderbasis. "Wir haben inzwischen rund 5 Millionen Dokumentenseiten und 8.000 aktive Nutzer auf unserer Plattform, durch diese Datenmenge wird das Training der dahinterstehenden künstlichen Intelligenz stetig besser", erklärt Schulz. "Für 2019 haben wir uns vorgenommen, unsere Software noch anwenderfreundlicher zu machen. So können künftig alle Teilverträge automatisch an den jeweiligen Hauptvertrag angegliedert und digital mitverwaltet werden."

Interessanterweise sind laut dem Papier von Lünendonk und KPMG Kostenreduktionen nicht einmal das Hauptargument, das Nutzer für den Einsatz von Vertragsmanagementsoftware anführen. "Zuallererst geht es darum, die Transparenz und die Geschwindigkeit der Arbeitsabläufe zu erhöhen", sagt Markus Faber, Partner und Global Head für Quality & Risk Management Advisory bei KPMG. Idealerweise sollte ein digitales Vertragsmanagement den gesamten Prozess von der Erstellung über die Abstimmung und Genehmigung bis hin zur Archivierung unterstützen. Leverton beispielsweise plant, seine Lösung noch umfassender zu gestalten als bisher. Dazu wird die Benutzeroberfläche demnächst um Werkzeuge zur Portfolioanalyse ergänzt. "Außerdem prüfen wir, ob eine Verknüpfung mit der Blockchaintechnologie sinnvoll ist", ergänzt Leverton-Vertriebsleiter Schulz. "Interessant wäre auch, den Anwendern die vorhandenen Portfoliodaten anderer Nutzer mit deren Einverständnis anonymisiert zu Benchmarkzwecken zur Verfügung zu stellen. Darüber diskutieren wir noch."

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