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Recht | 13.09.2018

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Aus IZMAGAZIN IMMOBILIENANWÄLTE AUSGABE 2018/2019 /2018, S. 14

Von Monika Hillemacher

In diesem Artikel:

Die DSGVO in den Griff kriegen - Respekt vorm Datenschutz ist nötig, Angst aber unangebracht

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Quelle: Fotolia.com, Urheber: psdesign1

In der Immobilienbranche hat sich die Aufregung um die neuen Datenschutzregeln aus der Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, noch nicht gelegt. Dabei standen einige Vorgaben schon - wenig [...]

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Datenschutzfallen für Makler und ihre Lösungen

Interessentenanfrage

Problem 1: Fragt ein Interessent aufgrund eines provisionspflichtigen Verkaufsangebots an, steht im Raum, welche Daten der Makler erfassen darf.

Lösung: Erfragt und festgehalten werden dürfen Name, Mailadresse oder Telefonnummer. Bei Online-Anfragen reicht die Mailadresse. Anschrift und Telefonnummer als Pflichtfeldangabe im Kontaktformular sind dann nicht erforderlich und somit unzulässig. Die Angaben dürfen genutzt werden, um einen Besichtigungstermin zu vereinbaren und um beim Immobilienverkauf einen Provisionsanspruch aus dem Maklerrecht zu begründen (Art. 6 Abs. 1 b DGSVO). Knifflig ist, wann die Daten zu löschen sind. Laut DSGVO, wenn das Geschäft platzt. Die Makler- und Bauträgerverordnung sieht eine Aufbewahrung von mindestens drei Jahren vor, denn in diesem Zeitraum kann der Makler Ansprüche geltend machen, falls Verkäufer und Interessent ihn ausbooten wollten. Hier gilt gut zu dokumentieren.

Problem 2: Was darf der Makler vom Mietinteressenten erfragen?

Lösung: Zur Vereinbarung des Besichtigungstermins dürfen Name und eine Kontaktoption erhoben werden. Es ist zulässig, sich im Vorfeld nach der Zahl der Mitmieter, nach Haustieren und einem Wohnberechtigungsschein zu erkundigen. Im Online-Kontaktformular sind zwei auszufüllende Pflichtfelder erlaubt. "Mehr Felder auszufüllen, ist seitens des potenziellen Kunden freiwillig", erläutert Rudolf Koch, Rechtsexperte des Maklerverbands IVD. Aber Achtung: In der derzeitigen Marktlage dürfen Makler nicht unterstellen, Mietinteressenten machten Zusatzangaben, zum Beispiel auf einem Selbstauskunftsbogen, freiwillig. Vielmehr ist davon auszugehen, dass sie sich wegen der Wohnungsknappheit unter Druck gesetzt fühlen. Das widerspricht dem Sinn der DSGVO. Deshalb sollte Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahme als Grund für die erbetenen Auskünfte genannt und auf dem Formular vermerkt sein.

Problem 3: Der richtige Zeitpunkt für die Übergabe der Selbstauskunft…

Lösung: … ist gekommen, sobald Interessenten sagen "Ja, ich will die Wohnung mieten". Vor der Besichtigung an alle Teilnehmer austeilen und einsammeln, womöglich mit dem Hinweis "freiwillig", ist unzulässig. Die Selbstauskunft muss Pflichtangaben des Maklers zum Datenschutz nach Art. 13 DSGVO enthalten.

Problem 4: Der Makler soll im Auftrag eines Vermieters vor einem Besichtigungstermin ausloten, ob der Interessent sich die Wohnung leisten kann.

Lösung: Ein Bonitätsnachweis darf in dem Stadium zwar nicht verlangt werden. Aber es spricht nichts dagegen zu fragen, ob das monatliche Nettoeinkommen um xy Prozent höher liegt als die monatliche Gesamtmiete. Diese Prozent-Nachfrage findet der Düsseldorfer Kreis, ein Zusammenschluss der Landesdatenschützer, in Ordnung. Ein Einkommensnachweis ist nicht erforderlich.

Der Interessent will die Wohnung mieten

Problem 1: Die DSGVO schränkt die Angaben auf dem Selbstauskunftsbogen ein. Was geht noch?

Lösung: Der Düsseldorfer Kreis meint: Identitätsnachweis mittels Personalausweis ja, schriftlich Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum festhalten ja, Passkopie anfertigen nein. Familienstand nein, Zahl der Miteinziehenden ja. Insolvenzverfahren ja, Bonitätsauskünfte von Auskunfteien verlangen grundsätzlich nein! Nettoeinkommen oder Betrag, der für die Miete maximal zur Verfügung steht, ja, Angabe zur monatlichen Belastung nein, Einkommensnachweis nein! Beleg oder geschwärzte Kontoauszüge über geleistete Mietzahlungen ja. Frage nach Kontaktdaten des Vorvermieters nein! Tabu bleiben wie bisher auch schon Rasse, Religion und Ähnliches.

Problem 2: Wie kommt der Makler an den Bonitätsnachweis?

Lösung: Erst mit Abschluss des Mietvertrags muss der Interessent einen Einkommensnachweis vorlegen.

Problem 3: Was passiert mit Unterlagen der Interessenten, die nicht zum Zuge kamen?

Lösung: Die Daten sind spätestens nach zwei Monaten zu löschen. Diese Frist leitet sich aus dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz ab. Es sei denn, der Interessent wünscht ausdrücklich, dass seine Daten länger gespeichert bleiben, falls wieder eine Wohnung frei wird. Den Wunsch muss der Makler schriftlich festhalten und auf die Option des Widerrufs hinweisen.

(hi)