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Recht | 10.08.2017

Aus IZ32/2017, S. 7

Von Monika Hillemacher

In diesem Artikel:

Scharfer Datenschutz im Anmarsch

2018 regelt die EU den Datenschutz europaweit neu. Es wird Zeit für die Immobilienbranche, sich auf die verschärften Vorgaben einzustellen. Bei Verstößen packen Datenschützer den dicken Knüppel aus, warnt Anwalt Christoph Ritzer von Norton Rose Fulbright.

Quelle: Norton Rose Fulbright
Dr. Christoph Ritzer.

Quelle: Norton Rose Fulbright

"Die EU hat auf Verstöße gegen die DSGVO ein großes Preisschild draufgeklebt."
Immobilien Zeitung: Herr Ritzer, als IT-Rechtler beraten Sie Mandanten zum Thema Datenschutz. Mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kommt ein Ungetüm auf die Immobilienbranche zu, oder?

Christoph Ritzer: Zumindest erfordert die Verordnung eine Menge Vorarbeit in den Unternehmen, damit sie die Vorgaben rechtzeitig zum Wirksamwerden der Datenschutzgrundverordnung am 25. Mai 2018 erfüllen. Es ist also höchste Zeit, sich auf die Anforderungen einzustellen.

IZ: Was genau will die EU denn mit der Datenschutzgrundverordnung erreichen?

Ritzer: Sie vereinheitlicht und verschärft mit der Verordnung den Datenschutz in der EU. Sie führt dazu, dass alle Unternehmen, die sich an Bürger der EU richten oder deren Daten verarbeiten, einheitliches europäisches Recht anzuwenden haben. Unternehmen müssen künftig nicht mehr 28 unterschiedliche Datenschutzgesetze beachten, sondern - zumindest theoretisch - nur noch ein Recht. Ein Vorteil z.B für die Wohnungswirtschaft liegt darin, dass sie Mieterdatenbanken europaweit nach dem gleichen Prinzip aufbauen kann. Im Kern schafft die Verordnung gleiche Wettbewerbsvoraussetzungen für alle Teilnehmer am europäischen Markt.

IZ: Was wird sich Grundlegendes ändern?

Ritzer: Gucken wir uns mal die Ausgangssituation an. Sie sieht heute so aus, dass der Datenschutz in Europa fragmentiert ist. Irland hat das Recht in der Vergangenheit weniger streng vollstreckt. Darum haben sich Facebook, Microsoft und Co. ja auch bewusst dort angesiedelt. Die Zersplitterung hat zur Folge, dass US-Internetriesen europäisches Datenschutzrecht in weiten Teilen ignorieren, weil es ein stumpfes Schwert und die Regulierung nicht auf der Höhe der Zeit ist. Das ändert die DSGVO durch deutlich strengere Bußgelder und eine größere Vereinheitlichung im Vollzug des Rechts.

IZ: Welche Regeln muss die Immobilienbranche künftig beachten?

Ritzer: Ganz wichtig ist, daran zu denken, dass keine Daten mehr ohne weiteres aus der EU in Drittstaaten übermittelt werden dürfen. Der Server, auf dem Daten abgelegt sind, sollte also in Europa stehen. Das ist grundlegend anders als bisher. Eine Ausnahme von dieser Regel gilt nur für von der EU anerkannte sichere Drittländer, zu denen die USA aber nicht gehören. In dem Fall wären sogenannte besondere Schutzvorkehrungen für die Datenübermittlung zu treffen.

IZ: Und wie können diese aussehen?

Ritzer: Ein Immobilienverwalter, der Daten in der Dropbox oder einer anderen US-Cloud speichert, müsste einen Vertrag mit seinem US-Provider schließen, in dem dieser den Datenschutz nach hiesigem europäischen Standard zusichert.

IZ: Worauf sollten Unternehmen noch achten?

Ritzer: Jede Firma braucht ein Register, in dem sie sämtliche personenbezogenen Datenverarbeitungsvorgänge erfasst. Ohne diesen Überblick kann man das neue Recht nicht mehr einhalten. Das heißt in der Praxis, vor dem 25. Mai 2018 muss ein Immobilienunternehmen sich bewusst machen, wer wo in der Organisation personenbezogene Daten speichert. Im ersten Schritt muss man sich also einen Überblick über die eigene IT verschaffen.

IZ: Das wird aber eine Menge Aufwand nach sich ziehen ...

Ritzer: Ja, die Datenschutzgrundverordnung führt zu deutlich mehr Bürokratie. Verfahren, interne Richtlinien und Dokumentation werden wichtiger. Künftig muss jede Firma im Voraus beweisen, dass sie das Gesetz einhält, sich vorab gekümmert hat und den Datenschutz ernst nimmt. Es sind u.a. Unternehmensrichtlinien zum Umgang mit dem Datenschutz aufzusetzen und die Mitarbeiter zu schulen. Das alles muss belegt werden. Die Abläufe müssen rechtzeitig zum Mai 2018 stehen, denn die Behörden werden kaum Aufschub gewähren.

IZ: Ändert sich etwas in der Kommunikation?

Ritzer: Ja, bleiben wir beim Beispiel Wohnungsunternehmen. Sie sind künftig verpflichtet, Mieter zu informieren, welche Daten wie lange zu welchem Zweck gespeichert sind, ob sie an Dritte weitergegeben werden, z.B. an Messdienstleister und Verwalter, und wo die Angaben gespeichert sind, etwa in einer Cloud oder auf einem Server in den USA. Ich empfehle Vermietern, ein Benachrichtigungsformular zu entwickeln, das sie unaufgefordert an ihre Bestandsmieter versenden. Neue Mieter bekommen die Informationen bei Vertragsabschluss in die Hand. Insgesamt wird die Datenschutzerklärung deutlich umfangreicher als jetzt. Fünf Seiten werden da keine Seltenheit sein. Das Papier kann elektronisch verschickt werden, sodass Mieter ihre Zustimmung zur Speicherung der Daten auf dem Tablet unterschreiben können, denn die Schriftformerfordernis für die Einwilligung ist gefallen.

IZ: Wie will die EU nun das Einhalten der DSGVO durchsetzen?

Ritzer: Es wird zum einen eine neue Koordinierung auf EU-Ebene geben, den Datenschutzausschuss, der mit EU-weitem Weisungsrecht ausgestattet sein wird. Zum anderen hat die EU auf Verstöße gegen die DSGVO ein großes Preisschild draufgeklebt: 20 Mio. Euro oder bis zu 4% des weltweiten Jahresbruttoumsatzes. Das ist ein dicker Knüppel, aber zunächst mal keine Strafe, die in dieser Höhe gleich Architekten, Immobilienverwalter oder kleine Vermieter treffen soll, sondern die großen Internet-Jungs!

IZ: Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Monika Hillemacher.

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